SARDEGNA NEWS – PASQUALE FERRARA – OLTRE LA NOTIZIA

by Redazione costaparadisonews • 4 febbraio 2026 • • Commenti (0) • 3

La trasparenza non è più un’opzione, ma il requisito essenziale per mantenere i benefici fiscali legati alla mobilità professionale.
di Pasquale Ferrara

Dallo stop ai contanti alla semplificazione per l’auto propria: ecco come cambiano i rimborsi per dipendenti e imprese.

Il panorama della mobilità aziendale cambia volto. Con l’ingresso nel 2026, diventano pienamente operative le disposizioni introdotte dalla riforma fiscale che punta a una digitalizzazione radicale delle note spese. L’obiettivo è duplice: semplificare gli oneri burocratici per i lavoratori e contrastare l’evasione fiscale attraverso la tracciabilità totale dei flussi.

Ma cosa cambia concretamente per chi viaggia per lavoro? Dalle modalità di pagamento ai nuovi regimi per le trasferte urbane, ecco i punti cardine della nuova normativa.

— Il primato della tracciabilità: addio ai rimborsi in contanti
La novità più impattante riguarda il metodo di pagamento. Dal 1° gennaio 2025, e con piena applicazione nei controlli del 2026, i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) sono esenti da tassazione per il dipendente e deducibili per l’azienda solo se effettuati con mezzi tracciabili.

Cosa usare: Carte di credito (aziendali o personali), bonifici, o App di pagamento (come Satispay, SumUp o Postepay).

Il rischio: Se il dipendente paga una cena di lavoro o un taxi in contanti, quel rimborso non sarà più considerato “esente”, ma concorrerà a formare il suo reddito imponibile (pagandoci sopra IRPEF e contributi).

L’eccezione: L’obbligo di tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero e ai trasporti pubblici di linea (treni, bus, metropolitane), dove il biglietto cartaceo conserva il suo valore fiscale.

— Auto personale e rimborsi chilometrici: meno burocrazia
Una delle semplificazioni più attese riguarda l’uso del mezzo proprio. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi chilometrici, calcolati sulla base delle tabelle ACI, rimangono esclusi dall’obbligo di tracciabilità (essendo indennità forfettarie e non pagamenti diretti a terzi).

La vera novità è l’estensione dell’esenzione: ora anche i rimborsi per l’uso dell’auto privata per trasferte all’interno del comune di sede di lavoro non sono tassati, purché documentati e basati sulla percorrenza effettiva. Insieme ai chilometri, diventano esenti anche i rimborsi per parcheggi e pedaggi autostradali, se identificabili univocamente.

— Scontrini e documentazione: verso il digitale
Il vecchio “documento del vettore” (il biglietto fisico obbligatorio per le tratte urbane) va in pensione. Per le trasferte comunali, è ora sufficiente qualsiasi documento che provi la spesa, purché il pagamento sia tracciabile.

In caso di smarrimento dello scontrino fisico del taxi o della cena, la circolare 15/E/2025 apre a una soluzione pragmatica: l’estratto conto bancario o della carta di credito può sostituire il giustificativo mancante, avendo cura di oscurare le spese non attinenti alla trasferta per tutelare la privacy.

— Le soglie di esenzione: riepilogo 2026
Nonostante le novità sulla tracciabilità, restano invariati i limiti massimi giornalieri per la non imponibilità dei rimborsi forfettari (diarie):

Tipologia di Trasferta,Rimborso Forfettario (Esenzione max)
Italia (extra-comunale),”46,48 €”
Estero,”77,47 €”
Nota: Se l’azienda rimborsa anche il vitto o l’alloggio (sistema misto), queste soglie si riducono rispettivamente di 1/3 o 2/3.

Cosa devono fare ora le aziende?
Il nuovo regime richiede un aggiornamento immediato delle Travel Policy aziendali. Le imprese devono istruire i dipendenti sull’uso esclusivo di strumenti elettronici e implementare sistemi di archiviazione digitale che permettano di collegare ogni transazione al relativo giustificativo.

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Articolo a cura della redazione di Sardegna News – Costa Paradiso News. Immagini: Reuters, AFP, elaborazione interna.

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